Mulți antreprenori aud prima dată de registrul de evidență fiscală abia când îi întreabă inspectorul la un control. De fapt, e un document obligatoriu pentru mulți contribuabili, nu doar o formalitate de bifat. Îți explic ce este, cine trebuie să îl țină și cum arată, în practică, pentru un PFA sau un SRL.

Ce înseamnă, concret, acest registru

Registrul de evidență fiscală este un document în care îți calculezi pe parcursul anului veniturile, cheltuielile și rezultatul fiscal care va fi impozitat. Nu ține loc de contabilitate clasică, dar leagă direct cifrele din firmă de impozitul pe care îl vei plăti.

Gândește-te la el ca la un „pod” între contabilitate și declarațiile fiscale. În practică, din acest registru ar trebui să reiasă foarte clar cum ai ajuns de la înregistrările contabile sau de la facturile tale la baza de impozitare pentru impozitul pe profit sau pe venit.

La o firmă mică de servicii cu 3 angajați, de exemplu, contabilul lucrează luna de lună în programul de contabilitate. La final de an, înainte de declarația de impozit, scoate situațiile necesare și completează registrul de evidență fiscală astfel încât să se vadă toate ajustările fiscale: cheltuieli nedeductibile, venituri neimpozabile, rezerve, pierderi reportate și așa mai departe.

Important: formatul registrului nu este tipizat, nu e ca un formular standard de la ANAF. Există un model orientativ publicat de autorități, dar, în practică, multe cabinete de contabilitate folosesc propriul format, atâta timp cât conține informațiile cerute de legislație.

Cine are obligația să țină registrul de evidență fiscală

Aici se încurcă mulți antreprenori, pentru că regulile diferă în funcție de forma de organizare și de modul de impozitare. În general, vorbim de două mari categorii: persoane juridice (SRL, SA etc.) și persoane fizice cu activități independente.

Pentru firme, de regulă, SRL-urile și celelalte persoane juridice care au obligații de impozit pe profit sau impozit pe veniturile microîntreprinderilor trebuie să aibă acest registru. El stă la baza calculului rezultatului fiscal anual și se cere frecvent la controale sau la inspecții mai ample.

Pentru persoane fizice, PFA-urile și profesiile liberale impozitate în sistem real (pe baza veniturilor și cheltuielilor efective) au, de regulă, obligația de a ține un registru similar, adaptat pentru activități independente. El vine peste registrul de încasări și plăți, care este altceva și urmărește strict fluxul de bani, nu neapărat ajustările fiscale.

În schimb, PFA-urile la normă de venit nu își calculează singure rezultatul fiscal, fiindcă impozitul se aplică la norma stabilită de ANAF. Pentru ele, accentul cade pe alte evidențe cerute de legislație, nu neapărat pe același tip de registru.

La data redactării, regulile se pot nuanța în funcție de tipul de activitate și regimul fiscal ales. De aceea, pentru cazul concret al firmei tale, cel mai sigur este să verifici cu contabilul sau direct la ANAF dacă trebuie sau nu să ții acest registru și în ce formă.

Cum se completează în practică

Pe hârtie sună simplu: treci veniturile, cheltuielile și calculezi rezultatul fiscal. În practică, registrul de evidență fiscală trebuie să reflecte și toate ajustările cerute de lege, nu doar sumele din facturi sau din extrasul de cont.

De regulă, într-un registru complet vei găsi, grupate, cel puțin următoarele informații esențiale:

  • veniturile luate în calcul la stabilirea rezultatului fiscal
  • cheltuielile deductibile și cele nedeductibile
  • ajustările fiscale (rezerve, amortizări, provizioane, pierderi reportate)
  • rezultatul fiscal al perioadei (profit sau pierdere)
  • impozitul calculat pe baza acestui rezultat

Un PFA în sistem real, de exemplu, pornește de la registrul de încasări și plăți. Din el se extrag veniturile și cheltuielile, se elimină ce nu e deductibil, se corectează sumele care nu sunt considerate venit impozabil, din acest calcul, se ajunge la baza de impozitare trecută în registru.

Un SRL cu contabilitate în partidă dublă pornește de la balanța contabilă și de la contul de profit și pierdere. Din acestea se extrag pozițiile care trebuie ajustate fiscal, iar rezultatul se comentează în registru, cu explicații sumare. De aici reiese și motivul pentru care majoritatea firmelor lasă efectiv completarea registrului în sarcina contabilului.

Registrul poate fi ținut și în format electronic, nu doar pe hârtie, atâta timp cât poate fi tipărit și pus la dispoziția ANAF la cerere. Important este conținutul și coerența calculelor, nu neapărat suportul pe care îl ții.

Ce se întâmplă dacă nu îl ai la zi

În practică, multe firme mici află că le lipsește registrul abia când ajung la un control. Inspectorii nu se uită doar la facturi și cont bancar, ci cer și documentele prin care ai calculat impozitul. Dacă lipsește, încep întrebările.

Lipsa registrului sau completarea lui defectuoasă poate duce la amenzi contravenționale, conform legislației fiscale. Mai grav, poate ridica semne de întrebare asupra modului în care ți-ai calculat impozitele și poate deschide discuția pentru un control fiscal mai detaliat, pe mai mulți ani.

Ce vedem des la firmele mici este următorul scenariu: contabilul s-a tot schimbat, fiecare a lucrat „cum a apucat”, registrul nu a fost completat ani la rând, iar la prima inspecție serioasă ANAF cere explicații pentru toată perioada. Reconstituirea ulterioară, din arhive incomplete, înseamnă timp pierdut, costuri și nervi.

Când te descurci singur și când ai nevoie de contabil

La un PFA foarte simplu, cu câteva facturi pe lună și cheltuieli standard, un antreprenor atent poate înțelege logica registrului și îl poate completa, măcar la nivel minim, dacă are răbdare să stea cu ochii pe instrucțiunile ANAF și pe explicațiile oficiale.

La majoritatea firmelor însă, mai ales acolo unde există amortizări, leasinguri, diferențe de curs valutar sau reguli de deductibilitate mai complicate, registrul de evidență fiscală este terenul clar al contabilului. El știe cum se leagă conturile, ce se deduce și ce nu și cum se explică diferențele dintre rezultat contabil și rezultat fiscal.

Ce poți face tu ca antreprenor, indiferent că ești PFA sau ai SRL, este să ceri anual registrul, să îl răsfoiești și să încerci să înțelegi logica cifrelor mari: de unde vin veniturile fiscale, ce cheltuieli nu s-au dedus, de ce a ieșit acel profit impozabil. Aici se vede dacă firma chiar câștigă bani sau doar rulează cifre.

Întrebări frecvente

Trebuie înregistrat undeva registrul sau doar păstrat în firmă?

Nu se depune la ANAF periodic, dar trebuie să existe, să fie completat corect și păstrat împreună cu celelalte documente fiscale. La un control, inspectorii pot cere să îl vadă pentru anii verificați.

Cât timp trebuie păstrat registrul de evidență fiscală?

Se păstrează pe perioada în care ANAF poate verifica și reemite decizii de impunere pentru anii respectivi. Practic, multe firme îl țin alături de arhiva contabilă, pe termenul general de păstrare a documentelor fiscale.

Există un model standard de la ANAF pe care trebuie să îl folosesc?

Autoritățile au publicat modele orientative, dar forma nu este tipizată. Poți folosi formatul propus de contabil sau un model adaptat, cu condiția să conțină toate informațiile cerute de legislația fiscală.

Un registru făcut la timp, coerent și discutat măcar o dată pe an cu contabilul spune, de fapt, povestea reală a afacerii tale în raport cu statul. Cine își cunoaște această poveste are mult mai puține surprize atunci când bate ANAF la ușă.

Acest articol are rol informativ și nu constituie consultanță fiscală, contabilă sau juridică. Regimul registrului de evidență fiscală depinde de forma de organizare și de situația fiecărei afaceri, așa că verifică întotdeauna cu un contabil sau un consultant fiscal.